La gestión de registros electrónicos (ERM) ofrece una amplia gama de beneficios a las organizaciones, que incluyen:
1. Mejora de la eficiencia y la productividad: Los sistemas ERM automatizan muchas de las tareas asociadas con la gestión de registros, como el archivo, la indexación y la búsqueda, lo que puede liberar a los empleados para que se concentren en otras tareas más importantes. Además, los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos comerciales al reducir la necesidad de registros en papel.
2. Seguridad mejorada: Los sistemas ERM pueden ayudar a proteger la información confidencial contra el acceso no autorizado, la modificación o la destrucción. Esto es importante para las organizaciones que están sujetas a regulaciones de privacidad de datos o que simplemente desean proteger su información confidencial.
3. Costes reducidos: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a reducir los costos asociados con la gestión de registros, como los costos de almacenamiento, los costos de papel y los costos laborales. Además, los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a evitar los costos asociados con la pérdida o daño de registros.
4. Cumplimiento mejorado: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria que requieren una gestión adecuada de los registros. Esto puede ayudar a las organizaciones a evitar multas y sanciones y puede protegerlas de responsabilidad legal.
5. Mayor transparencia y rendición de cuentas: Los sistemas ERM pueden ayudar a mejorar la transparencia y la rendición de cuentas dentro de las organizaciones al proporcionar un registro claro de quién accedió, modificó o eliminó registros. Esto puede ayudar a prevenir el fraude y facilitar la investigación de incidentes de seguridad.
6. Mejora de la toma de decisiones: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones brindándoles un fácil acceso a la información que necesitan. Esto puede ayudar a las organizaciones a identificar tendencias, detectar problemas y tomar decisiones más informadas.
7. Servicio de atención al cliente mejorado: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a brindar un mejor servicio al cliente al facilitarles la búsqueda de la información que necesitan para ayudar a los clientes. Esto puede ayudar a reducir los tiempos de espera de los clientes y mejorar la satisfacción del cliente.
8. Colaboración mejorada: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la colaboración al facilitar que los empleados compartan información. Esto puede ayudar a las organizaciones a romper con los silos y mejorar el trabajo en equipo.
9. Mayor innovación: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a fomentar la innovación proporcionando a los empleados la información que necesitan para generar nuevas ideas. Esto puede ayudar a las organizaciones a mantenerse por delante de la competencia y hacer crecer su negocio.
10. Sostenibilidad mejorada: Los sistemas ERM pueden ayudar a las organizaciones a reducir su impacto ambiental al reducir la necesidad de papel y otros materiales. Esto puede ayudar a las organizaciones a conservar los recursos naturales y reducir su huella de carbono.