Establezca una fecha . El primer paso en la planificación de cualquier festival es fijar una fecha - y aferrarse a él . Festivales de primavera puede ser complicado , sobre todo si se mantiene al aire libre, ya que el clima puede ser impredecible . Si usted está teniendo una fiesta en interiores o al aire libre , consultar los calendarios de otros eventos en su área ( comprobar en los periódicos y con su Cámara de Comercio ) , informes del tiempo , y la disponibilidad del sitio desea . Cuando estés seguro de la fecha , establezca la fecha y la hora , dejando espacio en la mañana y por la noche para la instalación y limpieza.
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Crear un esbozo del plan detallado para su feria . Esto debe incluir las principales áreas de selección y preparación del sitio; marketing y publicidad; patrocinios y fuentes de financiación; los participantes; organización de voluntarios; necesidades de equipo; y un plan para la configuración , ejecución y limpieza. Cada área de su esquema debe incluir una lista de cosas que hacer , un calendario de realización y una demostración de columna que se encargará de esa tarea .
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Seleccionar y preparar a su sitio . Esto ocurre inmediatamente después de la selección de la fecha y la hora . ¿Dónde se celebrará la feria ? Asegúrese de que la propiedad está disponible mediante la comprobación con la empresa propietaria o de gestión . Reserve la fecha (al igual que el día antes y el día después , para estar seguro) con el propietario o empresa. A continuación, asegúrese de obtener los permisos necesarios , licencias u otros documentos legales necesarios para la ejecución de un festival. Esto puede incluir los permisos de ABC para la venta de alcohol , los permisos de ejecución musical , del departamento de bomberos permisos inspector , permisos inspector de alimentos , y otros. Usted puede encontrar más información poniéndose en contacto con su ciudad , provincia o región oficinas locales, o al departamento de salud local.
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Comienza la comercialización y la publicidad por lo menos seis meses antes de la fiesta . Consulte con , publicaciones regionales más amplios en primer lugar, ya que son más propensos a tener plazos anteriores . Entonces asegúrate de saber los plazos de sus periódicos locales , estaciones de radio , revistas y fuentes de Internet . Sitios de redes en línea , como " Facebook " y " MySpace ", pueden ser herramientas beneficiosas y de bajo costo de comercialización, y su cámara de comercio local , oficinas gubernamentales , y asociaciones de vecinos pueden ser un buen recurso para dónde y cómo hacer publicidad a nivel local. Plan para anunciar su convocatoria para los participantes ( músicos , vendedores u otras personas involucradas en la presentación en la feria ) por lo menos tres meses antes de tiempo . La clave de cualquier campaña de marketing exitosa es un logotipo conjunto - en - piedra , simple y fácil de identificar , así como tres o cuatro líneas de información vital que se pueden utilizar en todos los documentos que cree. Coloque su logotipo en formularios, tarjetas postales , folletos , anuncios , banners, mercancía y en cualquier otro lugar que usted está anunciando su evento .
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Para la financiación . Fuentes de patrocinio y financiación deben aclararse en el primer mes de la planificación . ¿Cuánto dinero necesitará para su feria ? Considere los costos de marketing y publicidad , incluyendo la impresión; los costos de los permisos; gastos de alquiler de la web; alquiler o compra de equipos; y la compra de suministros . Sobreestimar todo lo necesario , ya que siempre se ocultan los costos en un evento de cualquier tamaño . A continuación , decidir si necesita patrocinadores del evento , la financiación privada o donaciones para obtener esa cantidad . Muchas organizaciones locales ofrecen pequeñas subvenciones a los organizadores de eventos , y la financiación privada de usted o alguien que usted conoce es siempre una opción. Si usted siente que necesita patrocinadores , decida cómo va a pagar su patrocinio ( logo anuncio, mercancía y banners ) y asegúrese de contactar con ellos por lo menos cuatro meses a partir de la fecha del evento .
Trae en la parte divertida - los participantes , voluntarios , equipos y el gran día
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Crear formas para los vendedores o los músicos participantes utilizando un procesador de textos o programa de diseño gráfico ! . Asegúrese de solicitarle toda su información de contacto , una muestra o descripción de su trabajo, una exposición clara de las tasas de solicitud , y la dispensa de seguros o de responsabilidad que requiere el sitio. Algunos eventos deben estar cubiertos por un seguro de evento , que se puede encontrar desde las asociaciones locales . Comience la publicidad para los participantes temprano, y tienen un plazo determinado para sus aplicaciones. Sepa cuántos vendedores o ejecutantes puede acomodar de forma segura , y cuánto tendrá que cobrar para obtener un beneficio en el evento. Lleve un registro de todas las aplicaciones y hacer contacto con los participantes como los reciba para dar seguimiento a la información sobre la feria . Las listas de correo funcionan muy bien para este
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Organizar y reclutar voluntarios para ayudar con la planificación y para llevarse a la feria - . Establecer , limpieza , y echar una mano , mientras que el gran día está pasando . Los voluntarios también pueden ser utilizados para comercializar y publicitar mediante la colocación de volantes , haciendo de Internet y la publicidad boca-a - boca, y ponerse en contacto con periódicos y revistas con los comunicados de prensa y las peticiones de características. Los voluntarios serán una parte esencial de cada evento , así que asegúrate de que has hecho todo lo posible para recompensarlos - organizar un almuerzo gratis , que ofrece una camiseta u otra mercancía , o darle boletos de entrada gratis a ellos para la familia y familia. Usted puede encontrar voluntarios a través de anuncios locales , o poniéndose en contacto con las escuelas universitarias y secundarias , que a menudo mantienen listas de los opportunties voluntarios para los estudiantes .
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Dé prioridad a su equipo y necesidades de alquiler . El equipo puede ser una piedra de tropiezo para muchos organizadores de eventos futuros . Eventos al aire libre pueden requieren carpas , que son caros para alquilar , pero evitar que el evento sea cancelado en caso de mal tiempo , y las etapas portátiles , que pueden ser difíciles de conseguir . Es posible que desee proporcionar mesas , sillas , espacios de cabina , botes de basura , contenedores de reciclaje , inodoros portátiles , conexión eléctrica para los vendedores de alimentos , u otro equipo . Identificar todos los elementos que necesitará antes de anunciar , y comenzar a adquirir el equipo inmediatamente . Si usted tiene un presupuesto para trabajar , usted puede optar por alquilar el equipo a partir de una fuente de alquiler de partido - la mayoría de las regiones tienen al menos una o dos tiendas que les presten servicio , donde puedes encontrar usando una simple búsqueda en Internet . También puede pedir prestado o alquilar a bajo costo a partir de la iglesia o grupos estudiantiles , asociaciones de vecinos , cámaras de comercio , universidades y otras fuentes locales . Asegúrese de que tiene un equipo de voluntarios que pueden recoger y devolver el equipo la semana que rodea a su evento .
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Revise sus listas y planes . Comprobaciones de última hora de todo debe comenzar por lo menos una semana de antelación . Usted será responsable de tomar las responsabilidades que cada uno ha delegado a ha finalizado sus tareas , y se le requiere para dar fe de los permisos y trámites necesarios para asegurarse de que todo el asunto se apaga sin un tirón .
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disfrutar y relajarse . La cosa más importante que puedes hacer es disfrutar del gran día. Cada evento está obligado a ver algunos errores durante el día - pero es importante recordar que no se puede hacer todo perfecto . Recuerde que dormir bien la noche anterior , consuma una buena comida o dos durante el evento , y agradecer a todos los que ayudaron a hacer de la fiesta de la primavera ir perfectamente! Tarjetas de agradecimiento a todos los participantes de los vendedores , músicos , inspectores, permitters , patrocinadores , fuentes de financiación , y los voluntarios son una buena idea. Y cuando se acabó, se dispone a planear una para el verano, otoño o invierno .