1. Tareas Administrativas:
- Administrar y mantener registros, archivos y documentos de oficina.
- Manejar la correspondencia, incluida la recepción, clasificación y distribución de correos entrantes y la preparación de correos e informes salientes.
- Proporcionar apoyo administrativo a los altos funcionarios y otros miembros del personal.
- Ayudar en la organización de reuniones, talleres y sesiones de formación.
2. Deberes administrativos:
- Introducir y procesar datos en sistemas informáticos, garantizando precisión y eficiencia.
- Preparar presentaciones, informes, hojas de cálculo y otros documentos utilizando software de oficina.
- Manejar tareas de entrada de datos, procesamiento de datos y gestión de datos.
- Mantener y actualizar bases de datos y registros según sea necesario.
3. Comunicación y Coordinación:
- Interactuar con las partes interesadas, incluidos asegurados, empleadores, beneficiarios y funcionarios gubernamentales, para proporcionar información y abordar consultas.
- Responder a llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia escrita de manera oportuna y profesional.
- Mantener una comunicación efectiva con otros departamentos y sucursales dentro de ESIC para facilitar la coordinación y colaboración.
4. Funciones generales de soporte:
- Brindar asistencia en el proceso de adquisiciones, como obtener cotizaciones, realizar pedidos y rastrear entregas.
- Gestionar el inventario y material de oficina, asegurando el buen funcionamiento de las operaciones diarias.
- Manejar tareas contables básicas, como procesamiento de pagos y preparación de facturas.
- Colaborar en la administración de diversos esquemas y beneficios brindados por ESIC.
5. Servicio al cliente:
- Resolver consultas y quejas de los clientes, brindándoles información veraz y ayudándolos en sus transacciones.
- Dar seguimiento a las solicitudes de los clientes y garantizar la resolución oportuna de los problemas.
- Mantener la confidencialidad y proteger la información sensible relacionada con empleados y empleadores.
En general, el personal multitarea en ESIC desempeña un papel vital en el apoyo a las operaciones diarias de la organización mediante la gestión eficiente de las tareas administrativas, de oficina y de apoyo general. Su contribución asegura una comunicación, coordinación y servicio al cliente fluidos, apoyando así el logro de las metas y objetivos de ESIC.