Obtener su información de contacto . Esto se puede encontrar en línea a través de varias fuentes, como registros públicos, plataformas de redes sociales o mediante conexiones mutuas.
Decide el propósito y el contenido de tu mensaje . Describa claramente el motivo de su correspondencia y asegúrese de que su mensaje sea conciso, relevante y respetuoso.
Elija un canal de comunicación adecuado . Determina si escribirás una carta o enviarás un correo electrónico. Si elige enviar una carta física, asegúrese de tener la dirección postal correcta. Si envía un correo electrónico, utilice una dirección de correo electrónico y una línea de asunto profesionales.
Dirija su mensaje formalmente . Comience la carta o el correo electrónico con un saludo formal, como "Estimado Dr. Bishop" o "Estimado profesor Bishop". Si no está seguro de su título u honorífico, es mejor pecar de formalidad y utilizar el título académico o profesional más alto que pueda encontrar.
Indique el propósito de su carta o correo electrónico de forma clara y concisa . Explíquele por qué le escribe y qué espera lograr. Sea específico y vaya al grano, evitando detalles innecesarios o información irrelevante.
Mantenga un tono profesional durante toda la carta o correo electrónico . Evite el uso de lenguaje informal, jerga o coloquialismos. Recuerde que esta es una correspondencia formal y debe reflejar su respeto por el destinatario.
Revise su mensaje cuidadosamente antes de enviarlo . Asegúrese de que no haya errores gramaticales, ortográficos o de puntuación. Es recomendable que otra persona revise su mensaje para verificar su precisión y claridad antes de enviarlo.
Incluya los anexos pertinentes . Si incluye documentos o anexos adicionales, como un currículum vitae, un portafolio o una propuesta de investigación, indique claramente cuáles son y por qué los incluye.
Sé cortés y expresa gratitud . Agradézcale por su tiempo y consideración, y exprese su agradecimiento por cualquier ayuda o información que pueda brindarle.
Enviar la carta o correo electrónico utilizando el canal de comunicación elegido . Asegúrese de tener la dirección de correo electrónico o la dirección postal correcta antes de enviar su mensaje. Mantenga un registro de la correspondencia para su referencia, como una copia del correo electrónico o un borrador de la carta.