Fecha: [Fecha del evento]
Ubicación: [Salón Reservado]
Objetivo:Organizar y ejecutar una cena-concierto exitosa que recaudará fondos para organizaciones benéficas locales.
Alcance:esta declaración de alcance describe los aspectos principales del concierto con cena-baile, incluidos los siguientes elementos clave:
1. Lugar:
Organice y asegure el uso de la sala reservada con capacidad para 60 invitados (30 parejas).
Asegúrese de que la disposición de los asientos, la decoración y la iluminación sean adecuadas para crear una atmósfera acogedora para los invitados.
2. Combinación de Jazz:
Contrate un combo de jazz profesional con [Especificar número] músicos expertos.
Colabore con los músicos para seleccionar un repertorio musical atractivo y variado apropiado para el evento.
Coordine las configuraciones de sonido e iluminación para garantizar una experiencia audiovisual óptima.
3. Servicio de Cena:
Organice servicios de catering para ofrecer un delicioso menú de cena a los invitados durante el evento.
Garantizar la disponibilidad de una variedad de opciones gastronómicas para adaptarse a las preferencias dietéticas.
Coordinar al personal de servicio para garantizar un servicio eficiente de alimentos y bebidas durante todo el evento.
4. Recaudación de fondos:
Desarrollar y ejecutar estrategias de recaudación de fondos, incluida la venta de entradas, patrocinios y subastas silenciosas durante el evento.
Colaborar con la organización benéfica para determinar los objetivos de recaudación de fondos y asignar las ganancias de manera adecuada.
5. Marketing y Promoción:
Cree materiales promocionales, como carteles, invitaciones digitales y publicaciones en redes sociales, para publicitar el evento de manera efectiva.
Organizar una campaña de relaciones públicas para atraer cobertura mediática y crear conciencia sobre el evento y su causa benéfica.
6. Programa del evento:
Planifique un programa de eventos integral que incluya la duración del concierto, el servicio de cena y las actividades de recaudación de fondos.
Asigne franjas horarias específicas para cada segmento, garantizando un desarrollo fluido y agradable del evento.
7. Dotación de personal:
Asigne personal de gestión de eventos, voluntarios y personal de seguridad para garantizar la buena ejecución del evento.
Asigne roles y responsabilidades claras a cada miembro del personal para mantener una coordinación eficiente durante todo el evento.
8. Gestión de presupuesto:
Establezca un presupuesto y un plan financiero para el evento, incluidos los gastos de alquiler del lugar, combo de jazz, catering, marketing y otros costos asociados.
Monitorear y administrar el presupuesto de manera efectiva para garantizar que los gastos no excedan los fondos asignados.
9. Cumplimiento:
Obtener los permisos, licencias y cobertura de seguro necesarios para el evento.
Cumplir con todas las leyes y regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con la organización y ejecución del evento.
10. Evaluación e informes:
Realice una evaluación posterior al evento para evaluar el éxito y el impacto del concierto, incluidos los resultados de la recaudación de fondos y los comentarios de los invitados y patrocinadores.
Prepare informes detallados y estados financieros para la organización benéfica para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.
11. Gestión de riesgos:
Identifique riesgos potenciales y desarrolle planes de contingencia para mitigar cualquier desafío que pueda surgir durante el evento, incluidas las condiciones climáticas, fallas técnicas o circunstancias imprevistas.
12. Sostenibilidad: **
Incorporo prácticas sostenibles en la planificación del evento, como el uso de materiales ecológicos, la minimización del desperdicio y la donación de alimentos sobrantes a organizaciones locales.
Exclusiones:La cena-concierto no cubre los siguientes aspectos:
1. Transporte para invitados.
2. Alojamiento Para huéspedes fuera de la ciudad.
3. Regalos o recuerdos para invitados.
Supuestos:La declaración de alcance se basa en los siguientes supuestos:
1. La sala reservada está disponible y accesible en la fecha del evento.
2. El combo de jazz y el catering prestarán sus servicios según los términos y condiciones acordados.
3. Las actividades de recaudación de fondos se llevarán a cabo de acuerdo con las leyes y regulaciones locales.
Aprobaciones:esta declaración de alcance requiere la aprobación de las siguientes partes interesadas:
1. Organizador de Eventos.
2. Combinación de Jazz.
3. Proveedor de servicios de catering.
4. Organización benéfica.
5. Gestión del lugar (si corresponde).
Entregables:Los siguientes entregables se producirán como parte del evento:
1. Programa del evento.
2. Informe de recaudación de fondos.
3. Informe de evaluación posterior al evento.
4. Estados Financieros.
Comunicación:se mantendrá una comunicación regular con todas las partes interesadas durante todo el proceso de planificación del evento, incluidos informes de progreso, actualizaciones y coordinación.
Esta declaración de alcance sirve como una guía integral para la organización y ejecución del concierto con cena y baile para la organización benéfica local. Al seguir este documento, los organizadores del evento pretenden crear un evento de recaudación de fondos exitoso e impactante que contribuya positivamente a la comunidad.**